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Aqui está uma grande quebra de um especialista em reembolso de despesas sobre quando usar seus próprios recibos gerados.
Simplificando – pergunte ao seu gerente de contas a pagar se estiverem bem com um recibo de substituição antes de enviar.
As “regras” para a apresentação de recibos diferem de empresa para empresa. Por uma questão de controle de papel, a maioria das empresas preferiria ou insistiria em receber um recibo original. Isso mitiga o risco de um empregado ser reembolsado duas vezes (ou mais) por uma despesa específica de desembolso.
Não é uma questão de confiar no empregado. É uma questão de controle de papel e procedimentos contábeis sólidos.
No entanto, a gestão financeira reconhece que “a merda acontece” de tempos em tempos e eu imagino que a maioria das empresas estará perdendo por uma situação tipo “uma vez em uma lua azul”, como essa.
Em caso de dúvida, verifique com o Gerenciador ou Controlador de contas a pagar da sua empresa para determinar os critérios para a documentação de suporte adequada. Se eles permitem que você envie um recibo gerado personalizado do seu próprio
– então vá em frente e use um serviço como ExpressExpense.com.
